考察

無駄な会議をなくす方法!問題解決のプロセスを解説

投稿日:2016年7月13日 更新日:

僕も理学療法士歴7年目(2016年現在)になり、中堅の立場として会議(ミーティング)で発言を求めらえることが増えてきました。

昇進し役職者になれば、会議を仕切る立ち場になり、今回は触れませんが・・・ファシリテーション技術(会議を上手く進める技術)も必要です。

そんな中、会社で行われている会議のほとんどが無駄に終わると言われれば、「確かにそうだ!」と思う人も多いのではないかと思います。

今回、そんな無駄な会議を無くし、効率良く会議を進めていくための問題解決のプロセスについて解説していきます。

また、日常生活のトラブルでも活用できますので、是非参考にしてください。

 

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会議や議論の最終ゴールは?

会議や議論を進めていくことの最終ゴールは「決める!」ことです。

何も決まらないから、だらだらと無意味は会議や議論が横行してしまうのです。

自分のことならアッサリ決められる人でも、複数の意見が飛び交う会議や議論ではそう上手くはいきません。

最終ゴールである、「決める!」までのプロセスを理解しておく必要があります。

問題解決のプロセス

問題解決には、問題 → 原因 → 対策 のプロセスを踏むことが大切です。

この順番が、ズレてしまうと会議や議論を進めていくことは難しくなります。

問題は何か?

会議や議論は、何かの問題を解決するために活用される場です。

まずは、問題点を明確し、参加者全員が同じ認識を持つことが大切です。

問題点を明確にするには、主観ではなく「客観的」データを持ち出すことで説得力が増します。

例えば、「今月の売り上げは、前月のマイナス○○円でした。このまま赤字が続けば、来年の○○月にはお店が潰れてしまう!何とかしよう。」などのように「数字」に表すと聴衆の納得を得られやすいです。

また、数字に表すことができない問題もあります。※後述する「大切にしていることを擦り合わせる」を参照

まずは「問題は何か?」を明確にしておくことが大切です。

仕込み

会議前に資料を配布して目を通してもらったり、問題点に詳しい人から発言してもらうよう事前にお願いしておくとスムーズに問題を共有することができます。

まずは、参加者全員を同じスタートラインに並ばせることが問題解決には大切なことです。

原因は何か?

全員同じ問題点を共有し、いっせいにスタートを切ることができれば、次は「原因」について話合っていきます。

原因特定の「型」4Mモデル

原因特定には、(Man)、設備(Machine)、環境(Media)、管(Management)で話を進めていくと整理しやすくなります。

病院での転倒事故を例に

病院で転倒事故が発生した場合、転倒させてしまった人の原因ばかり探しても限界があります。

この場合では、以下のように原因を特定していきます。

人:担当者が注意を怠っていた、担当者の経験不足が原因

設備:手すりなどがついていなかった、床が滑りやすかった

環境:後輩指導がされていなかった

管理:教育マニュアルがなかった

と整理します。

会議の場では

「問題は明確になりました。それでは原因について考えていきますが、設備の面で何が転倒の原因だったでしょうか?」

という風に、原因ついて項目事に話を進めていくと整理しやすくなります。

対策は何か?

問題 → 原因 が整理できれば、最後は「対策」です。

会議の場でありがちなのが、問題も原因も特定できていないのに、いきなり対策を話し合ってしまうことです。もしくは勝手に対策を実行して、後でトラブルになることもあります。

必ず、問題 → 原因 → 対策 の順番は守らなければいけません。

3W1H

「対策」に関しては、それぞれの「問題」「原因」によって異なるため、決めるべきポイントをお伝えします。

誰が?(Who)、何を?(What)、いつまでに?(When)、どのように?(How)を決めます。

誰が:○○さんが

何を:教育マニュアルを

いつまでに:次の日曜日までに

どのように:教育マニュアルを作成する

など。

対策が立てば、後は実行するのみです。

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大切にしていることを擦り合わせる

社会生活や日常生活の議論では、数字に表すことができない問題もあります。

夫が部屋を散らかしていることを例に

 

妻からすれば「足の踏み場がないのが問題」だとしても、夫からすれば「物の場所がわからなくなるのが問題」なわけです。

それぞれが大切にしていることを明確にし、妥協点を見つけなければ話が一向に進みません。

それぞれが勝手な対策を立てていれば、「別の問題」が発生してしまいます。

まずは、問題を共有し、原因、対策を立てていくことが問題解決には大切なプロセスとなります。

論点をズラさないこと!

会議や議論でよくありがちなのが、話の論点がズレてしまうことです。

原因の話をしているのに、いきなり対策の話をしたり、そもそもそれって問題なの?って段階なのに、原因を追及し出したりすることがあります。

今何の話をしているのかを理解しておくことがとても大切です。

もし、論点がズレれば話を元に戻すことも大切なことです。

まとめ

今回は、医療従事者だけでなく、一般企業に勤める社会人にも知っておいてほしい内容です。

僕も中堅になってきたとはいえ、まだまだペーペーですので、リハビリ職以外のスキルも身につけていきたいと思い日々勉強しています。

是非、参考にしてください。

 

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